Anonim şirketler her yıl öngörülen tarih olan mart ayı sonuna kadar Olağan toplantılarını gerçekleştirip, bir önceki yılın mali verilerinden derlenen Özet tabloların ve faaliyet raporlarının değerlendirmesini yaparlar. Özet tablolar, Bilanço ve Gelir tablolarının aylık veya yıllık olarak karşılaştırılması, yüzdesel ve TL farklılıkların hangi oranda, hangi hesaplar üzerinde ağırlıklı olarak sapmaya uğradığını, bilgi kullanıcılarına aktarmak amacıyla hazırlanır. Bu hazırlık şirketin ileriye dönük verecek olduğu tüm kararlarda etkili olmaktadır.
Bu hususların dışında, Şirket Ana Sözleşmesi ile ilgili değişikliğe gidilmesi talebi, hangi madde tadiline ilişkin değişiklik istendiği ile ilgili olarak prosedür açısından değişiklik göstermektedir.
Bu bağlamda, Şirketin yapısını kaç ortaklı olduğu, talep edilecek değişiklik maddesinin diğer maddeler açısından uygun olup olmadığı detaylıca incelenmeli ve sonrasında tescile sunulmalıdır.
Örneğin,
- Şirket faaliyet konusunda yer almayan ibarenin, Şirket unvanında belirtilmesi tescil onayı alınamaması sonucunu doğuracaktır.
- Şirket faaliyet konusunun değiştirilmesi, şirket ana iştigal konusunu bütünüyle değiştiriyor ise şirket nace kodu değişikliğine de gidilmeli akabinde Vergi levhasının güncellenmesi sağlanmalıdır.
- Tek pay sahipli A.Ş.’ler Sermaye ve Amaç Konu gibi madde tadillerini Komiser eşliğinde yapmak zorunda değilken, Birden fazla pay sahipli A.Ş.’lerin bu değişikliği Komiser nezdinde yapmamaları tescil onayı alınamaması sonucunu doğuracaktır.
- Gerçekleştirilen ilk Genel Kurul tescil işleminde Şirkete ait İç yönergenin de tescile sunulması gerekmektedir. Aksi tescil onayı alınamaması sonucunu doğuracaktır.
- Komiser nezdinde gerçekleştirilecek Genel Kurullarda şirket ortaklarının tam katılımı sağlanamayacaksa, Toplantı tarihi ve saati ilan ettirilerek ilgililere en az 15 gün öncesinden tebliğ edilmelidir.
- Anonim şirketlerde hisse devri tescile tabi değildir. Şirket ortaklık yapısının Şirketin Ortaklar Pay defteri dışında görülebilir olması Genel kurul ekinde sunulan Hazirun Cetveli ve Toplantı tutanağının muhtemel 3. Paragrafında belirtilen pay dağılımı açıklamasıyla mümkün olabilmektedir.
Şeklinde devam edebileceğimiz hususların göz ardı edilmemesi gerekmektedir.
Anonim Şirketler için Genel Kurul işlemlerinde tescil zorunluluğu bulunmamaktadır açıklaması detaya inildiğinde karşımıza iki tezat sonucu çıkarmaktadır.
- Değişiklik talepleri tescil gerektirir. Tescil işlemi için Genel Kurul evraklarının ilgili sicil müdürlüğüne sunulması gerekir.
- Olağan genel kurul toplantılarında, tescile sunulan evrakların yıl atlanmadan değerlendirilmesi gerekir.
Bu iki maddeden yola çıkarak şu sonuçlara varılmalıdır.
- Genel Kurul Toplantılarında, toplantı gündemine Şirket Sözleşmemizi ilgilendiren herhangi bir değişiklik talebi yer almıyorsa tescile gerek yoktur. Aksi durumda tescil zorunludur.
- Her yıl gerçekleştirilen Olağan Genel Kurul işlemlerinin tescil zorunluluğu yoktur. Ancak, Tescil edilmesi istenen Genel Kurul tarihinde bir önceki yılın kurul evrakları ile birlikte, gerçekleştirilmeyen tüm yılların o yıl ile birlikte tescili zorunludur.
- Şirket yetkililerine tanınan imza yetki süresi Mersis sistemi üzerinden maksimum 3 yıl olarak seçilebilmektedir. 3 yılın sonunda şirkete tekrar imza yetkilisi atanması zaruridir.
